Cancelar una factura puede parecer tan sencillo como localizar el folio y seleccionar una opción en el portal del SAT. Sin embargo, sus efectos fiscales no desaparecen con un clic: el emisor puede modificar el reconocimiento de un ingreso, mientras que el receptor quizá ya utilizó el comprobante para realizar una deducción o acreditar un impuesto.
Por eso, antes de solicitar la cancelación de un comprobante fiscal digital por Internet (CFDI), es indispensable revisar el motivo, el plazo, la aceptación del receptor y la documentación que respalda la operación. No cancelar un CFDI de ingresos emitido por error, o hacerlo fuera del plazo, puede ocasionar una multa equivalente al 5% o al 10% del importe del comprobante.
Cancelar no significa borrar la operación
El artículo 29-A del Código Fiscal de la Federación (CFF) establece que los CFDI podrán cancelarse, como límite, en el mes en el que deba presentarse la declaración anual del impuesto sobre la renta correspondiente al ejercicio en el cual fueron expedidos. Además, cuando así lo exijan las disposiciones aplicables, el receptor deberá aceptar la cancelación.
Este plazo representa el límite legal, pero no es una invitación a esperar hasta el último momento. Si se detecta un error, lo recomendable es corregirlo oportunamente y revisar también sus efectos contables y fiscales.
La cancelación debe tener una razón comprobable
Cuando se cancele un CFDI que ampare ingresos, el contribuyente deberá justificar el motivo y conservar la documentación que lo sustente. La autoridad fiscal puede revisar esa información durante el ejercicio de sus facultades de comprobación.
Dependiendo del caso, conviene conservar:
- La solicitud del cliente o la comunicación en la que se detectó el error.
- El contrato, pedido, cotización o documento que permita conocer las condiciones reales de la operación.
- La evidencia de que la operación no se realizó o fue modificada.
- El CFDI cancelado y, en su caso, el comprobante que lo sustituyó.
- El acuse de cancelación y la aceptación del receptor, cuando corresponda.
- Los registros contables y las declaraciones en los que se reflejó la corrección.
Seleccionar un motivo en el sistema del SAT no basta por sí solo. La documentación debe ser congruente con lo ocurrido y con el tratamiento fiscal otorgado tanto por el emisor como por el receptor.
¿Qué motivo de cancelación debe utilizarse?
El SAT contempla cuatro claves:
- Comprobante emitido con errores con relación. Se utiliza cuando la operación subsiste, pero el CFDI contiene errores y debe reemplazarse. En este caso, se emite primero el comprobante correcto, se relaciona con la clave “04 Sustitución de los CFDI previos” y posteriormente se solicita la cancelación del comprobante equivocado, indicando el folio fiscal del que lo sustituye.
- Comprobante emitido con errores sin relación. Aplica cuando el comprobante contiene un error y la cancelación no requiere relacionarse, al momento de solicitarla, con otro CFDI.
- No se llevó a cabo la operación. Corresponde cuando la venta, servicio o acto facturado finalmente no se realizó.
- Operación nominativa relacionada en una factura global. Se utiliza cuando una operación incluida en el CFDI global debe retirarse para emitir una factura a nombre del cliente.
Elegir una clave que no corresponda con la realidad puede producir inconsistencias y dificultar la comprobación del motivo de la cancelación.
¿Siempre se necesita la aceptación del receptor?
No. Existen supuestos en los que el CFDI puede cancelarse sin aceptación, entre ellos ciertos comprobantes de hasta $1,000, los de nómina, egreso o traslado, los expedidos a residentes en el extranjero y aquellos cuya cancelación se solicita dentro de las 24 horas siguientes a su emisión, además de otros casos previstos en las reglas fiscales.
Cuando sí se requiere la aceptación, el receptor cuenta con tres días hábiles para aceptar o rechazar la solicitud. Si se trata de la primera solicitud y no responde dentro de ese plazo, se considera aceptada y el comprobante se cancela.
Por ello, antes de hacer la solicitud debe verificarse el estatus del CFDI, la existencia de documentos relacionados y si la cancelación requiere la intervención del receptor.
La multa puede alcanzar el 10% del CFDI
El artículo 81, fracción XLVI, del CFF considera infracción:
- No cancelar los CFDI de ingresos que se hayan emitido por error o sin una causa para ello.
- Cancelarlos fuera del plazo previsto en el artículo 29-A y en las demás disposiciones aplicables.
El artículo 82, fracción XLII, establece para estas conductas una multa del 5% al 10% del importe de cada comprobante.
Por ejemplo, si un CFDI por $100,000 se cancela fuera del plazo y la autoridad determina que se actualiza la infracción, la multa podría ubicarse entre $5,000 y $10,000 por ese comprobante. Si son varias facturas, el impacto económico puede aumentar considerablemente.
El riesgo no solamente se encuentra en cancelar incorrectamente: dejar vigente un CFDI de ingresos emitido por error también puede generar una sanción.
¿Toda cancelación indebida constituye un delito fiscal?
No debe afirmarse que cualquier cancelación equivocada constituye automáticamente un delito. Es necesario analizar la calidad del contribuyente, las circunstancias de la operación, los efectos otorgados al comprobante y la posible existencia de una conducta encaminada a disminuir indebidamente las contribuciones.
Existe, sin embargo, una regla especial para las personas físicas que tributan en el Régimen Simplificado de Confianza. El artículo 113-F de la Ley del Impuesto sobre la Renta dispone que se actualiza el supuesto previsto en el artículo 109, fracción I, del CFF cuando estos contribuyentes cancelan CFDI, aun cuando los receptores ya les hayan dado efectos fiscales.
Esta disposición pertenece específicamente al régimen señalado y no debe presentarse, en esos mismos términos, como una regla general aplicable indistintamente a todos los contribuyentes. Aun así, cualquier cancelación que altere indebidamente los ingresos declarados o genere un beneficio fiscal improcedente debe revisarse con especial cuidado.
Antes de cancelar, revise estos puntos
Antes de enviar la solicitud, conviene responder:
- ¿La operación se realizó o realmente quedó sin efectos?
- ¿El CFDI contiene un error que exige sustituirlo?
- ¿Se seleccionó el motivo correcto?
- ¿El comprobante se encuentra dentro del plazo para cancelarse?
- ¿Se necesita la aceptación del receptor?
- ¿Existen CFDI relacionados que impidan o condicionen la cancelación?
- ¿Se cuenta con documentos que justifiquen la decisión?
- ¿Se corrigieron la contabilidad, las declaraciones y los efectos fiscales de ambas partes?
Conclusión
La cancelación de un CFDI no debe considerarse un simple trámite administrativo. Una corrección debidamente justificada puede solucionar un error; una cancelación realizada sin revisar las reglas puede generar inconsistencias, multas e incluso riesgos mayores en casos específicos.
Antes de presionar el botón “Cancelar”, revise el motivo, reúna la documentación y confirme los efectos fiscales para el emisor y el receptor. En materia de CFDI, corregir correctamente es tan importante como facturar correctamente.
Por: Redacción
