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Registros y cuentas especiales que obligatoriamente deben llevar los contribuyentes

El artículo 28 del Código Fiscal de la Federación señala que entre otros elementos la contabilidad se integra por los libros, sistemas y registros contables, papeles de trabajo, estados de cuenta, cuentas especiales, libros y registros socia­les, control de inventarios y método de valuación, discos y cintas o cualquier otro medio procesable de almacenamiento de datos, los equipos o sistemas electrónicos de registro fiscal y sus res­pectivos registros, además de la documentación comprobatoria de los asientos respectivos, así como toda la documentación e información relacionada con el cumplimiento de las disposicio­nes fiscales, la que acredite los ingresos y deducciones, y la que obliguen otras leyes.

Los libros y registros sociales que se deberán llevar, de acuerdo con el párrafo anterior, así como el fundamento legal de la obligación de utilizarlos son:

Registro de acciones

Artículo 128 de la Ley General de Sociedades Mercantiles (LGSM) y artículo 26 fracción XI del Código Fiscal de la Federación (CFF).

I.- El nombre, la nacionalidad y el domicilio del accionista, y la indicación de las acciones que le pertenezcan, expresándose los números, series, clases y demás particularidades;

II.- La indicación de las exhibiciones que se efectúen;

III.- Las transmisiones que se realicen en los términos que prescribe el artículo 129

La sociedad considerará como dueño de las acciones a quien aparezca inscrito como tal en el registro. A este efecto, la sociedad deberá inscribir en dicho registro, a petición de cualquier titular, las transmisiones que se efectúen.

De la inscripción a que se refiere el párrafo anterior deberá publicarse un aviso en el sistema electrónico establecido por la Secretaría de Economía.

La Secretaría se asegurará que el nombre, nacionalidad y el domicilio del accionista contenido en el aviso se mantenga confidencial, excepto en los casos en que la información sea solicitada por autoridades judiciales o administrativas cuando ésta sea necesaria para el ejercicio de sus atribuciones en términos de la legislación correspondiente.

Cabe señalar que conforme al artículo 73 de la LGSM la transmisión de las partes sociales no surtirá efectos respecto a terceros, sino después de la inscripción en el libro que sirve de base para el registro que se comenta.

De la inscripción a que se refiere el párrafo anterior deberá publicarse un aviso en el sistema electrónico establecido por la Secretaría de Economía.

Cualquier persona que compruebe un interés legítimo tendrá la facultad de consultar este libro, que deberá estar al cuidado del o los administradores, quienes responderán personal y solidariamente de su existencia regular y de la exactitud de los datos.

La importancia de este registro social radica en que la sociedad, conforme al artículo 129 de la citada LGSM considerará como dueño de las acciones a quien aparezca inscrito en tal registro, es por ello que cualquier titular de las acciones tiene derecho a que se le registre en el libro señalado.

Libros de actas de asambleas de accionistas y de consejo de administración.

(Artículos 36 y 41 del Código de Comercio y sección VI del Capítulo V de la LGSM).

En los libros de actas de asambleas de accionistas y del Consejo de administración se harán constar todos los acuerdos relativos a la marcha del negocio.

Por así estatuirlo el artículo 41 de la Ley General de Sociedades Mercantiles, en el libro de actas que llevará cada sociedad cuando se trate de juntas generales se expresará:

a. Fecha.

b. Nombre de los asistentes.

c. Número de acciones que represente cada asistente.

d. Número de votos de que puede hacer uso cada asistente.

e. Acuerdos que se tomen, y

f. Cuando las votaciones no sean económicas, los votos emitidos, cuidando además de consignar todo lo que conduzca al perfecto conocimiento de lo acordado.

Cuando el acta se refiera a una junta de consejo de administración, solo se expresará:

a) Fecha.

b) Nombre de los asistentes.

c) Relación de los acuerdos que aprobados.

Las actas serán autorizadas con la firma de las personas a quienes los estatutos de la sociedad confieren esta facultad.

Registro de las operaciones que se efectúen con títulos valor emitidos en serie

(Artículos 76 fracción VIII de la LISR y 111 de su reglamento).

El referido artículo 111, señala que se entenderá que se cumple con la obligación de llevar un registro de las operaciones efectuadas con títulos valor emitidos en serie, cuando el contribuyente conserve los estados de cuenta en los que consten dichas operaciones, expedidos por las instituciones que integran el sistema financiero en términos de la Ley.

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