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Plazos para conservar nóminas y contratos de trabajo

Plazos para conservar nóminas y contratos de trabajo

Conforme a los artículos 30 del Código Fiscal de la Federación (CFF), 15 de la Ley del Seguro Social (LSS) y 804 de la Ley Federal del Trabajo (LFT) el patrón debe conservar la documentación inherente a la relación laboral.

El artículo 30 del CFF señala que la contabilidad y toda documentación relacionada con el cumplimiento de las obligaciones fiscales deberá conservarse durante un plazo inicial forzoso de 5 años, contando a partir de la fecha en que se presentaron o debieron haberse presentado las declaraciones con ellas relacionadas. Este plazo, según lo dispone el artículo 67 del propio Código puede ampliarse a 10 años cuando medien las facultades de comprobación que tienen las autoridades fiscales.

La fracción II del artículo 15 de la LSS establece que los patrones deben llevar registros, tales como nóminas y listas de raya en las que se asiente invariablemente el número de días trabajados y los salarios percibidos por sus trabajadores. El mismo artículo señala que es obligatorio conservar estos registros durante 5 años siguientes al de su fecha.

El artículo 804 de la LFT señala que el patrón tiene obligación de conservar y exhibir en juicio los documentos siguientes:

  • Contratos individuales de trabajo que se celebren, cuando no exista contrato colectivo o contrato ley aplicable.
  • Lista de raya o nómina de personal, cuando se lleven en el centro de trabajo; o recibos de pagos de salarios.
  • Controles de asistencia, cuando se lleven en el centro de trabajo;
  • Comprobantes de pagos de participación de utilidades, de vacaciones, de aguinaldos o de primas.
  • Los demás que señalen las leyes.

Difiere la LFT de la LSS y del CFF en el hecho de que estas dos últimas reglamentaciones señalan un plazo mínimo de 5 años de conservación de la documentación y la primera considera plazos específicos menores, como sigue:

Respecto al numeral 1 la LFT obliga a conservarlos en tanto dure la relación laboral y hasta un año después. La documentación que se señala en los numerales 2, 3 y 4 debe conservarse durante el último año de la prestación del servicio y un año después de que se extinga la relación laboral. La documentación a que se alude en el numeral 5 debe conservarse conforme a las disposiciones de la ley de que se trate. De lo expuesto podemos concluir que no es factible desde el punto de vista legal el que al patrón se le requiera documentación que compruebe las características de la relación laboral después de 1 año de terminada esta, no obstante que por disposiciones del CFF y de la Ley del Seguro Social deba aún conservarla.

Por: Arturo Esquivel

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