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El recibo de nómina y el comprobante de nómina, son documentos diferentes

El artículo 804 de la Ley Federal del Trabajo señala que el patrón tiene obligación de conservar y exhibir en juicio los documentos siguientes:

  1. Contratos individuales de trabajo que se celebren, cuando no exista contrato colectivo o contrato ley aplicable.
  1. Lista de raya o nómina de personal, cuando se lleven en el centro de trabajo; o recibos de pagos de salarios.
  1. Controles de asistencia, cuando se lleven en el centro de trabajo;
  1. Comprobantes de pagos de participación de uti­lidades, de vacaciones, de aguinaldos o de primas y pagos, aportaciones y cuotas de seguridad social.
  1. Los demás que señalen las leyes.

La deducibilidad de los salarios está supeditada al cum­plimiento de los requisitos siguientes:

  1. Inscribir a los trabajadores en el Instituto Mexicano del Seguro Social cuando se esté obligado a ello.
  2. Efectuar las retenciones y entero del ISR sobre los salarios.
  1. Entregar en efectivo a los trabajadores las cantida­des que les correspondan por concepto de subsidio al empleo.
  1. Llevar los registros de los pagos por los ingresos por salarios, identificando en ellos, en forma indivi­dualizada, a cada uno de los contribuyentes a los que se les realicen dichos pagos (esto lo cumple la nómi­na y/o los recibos de nómina).
  1. Conservar los comprobantes en los que se demues­tre el monto de los ingresos por salarios pagados, el impuesto que, en su caso, se haya retenido, y las dife­rencias que resulten a favor del contribuyente con moti­vo del subsidio al empleo (al igual que el punto anterior, el comprobante es la nómina, los recibos de nómina y los comprobantes fiscales emitidos en cada pago a los trabajadores).
  1. Calcular el impuesto anual de las personas que les hubieren prestado servicios subordinados.

El Código Fiscal de la Federación y la Ley del Im­puesto Sobre la Renta obligan a los patrones a emi­tir un comprobante fiscal por cada pago de salarios efectuado. Es un comprobante por cada trabajador.

Los trabajadores deben firmarles a los patrones un re­cibo de nóminas como evidencia de que recibieron su salario. Así, uno es el recibo de nómina que entrega firmado el trabajador al patrón y otro es el com­probante fiscal digital que debe entregar el patrón al trabajador. No obstante, un patrón puede establecer en sus procedimientos utilizar el mismo comprobante para los dos efectos. Veamos por qué.

Los CFDI que se emitan por las remuneraciones que se efectúen por concepto de salarios y en general por la prestación de un servicio personal subordinado, de­ben cumplir con el complemento que el SAT publique en su página de Internet. Cabe señalar que en el anexo 20 de la Resolución Miscelánea Fiscal (RMF) se dan a conocer las características informáticas de los compro­bantes fiscales digitales.

Los elementos informativos en un comprobante fiscal digital de nómina son:

  • RFC del empleador
  • Lugar de expedición del comprobante
  • Registro patronal
  • Nombre del empleado
  • RFC y CURP del empleado
  • Numero de seguridad social (IMSS, ISSSTE)
  • Número de días pagados o periodo de pago
  • Monto total de percepciones
  • Monto de retenciones
  • Aportaciones de seguridad social
  • Medio de pago
  • Banco y CLABE (Clave Bancaria Estandarizada)
  • Régimen fiscal en que tributa el emisor (patrón).
  • El importe total consignado en letra.
  • La expresión: “Se paga en una sola exhibición.”
  • Forma en que se realizó el pago (cheque, transferencia, efectivo, etc.).
  • Salario Base de cotización
  • Salario Diario Integrado

Los patrones deben entregar a sus trabajadores una representación impresa del comprobante fiscal digital en el que se consignen los datos antes referidos, no obstante, la forma de esta representación puede ser diseñada libremente por cada patrón. Adicionalmente, deben entregarles o enviarles el formato electrónico XML; para ello, algunas empresas abrieron cuen­tas de correo electrónico de cada uno de sus trabaja­dores. La regla 2.7.5.2. de la Resolución Miscelánea Fiscal 2018 aclara que en caso de estar imposibilitados para entregarle al trabajador el archivo XML (por ejemplo cuando el trabajador no tiene correo electrónico), úni­camente entregarán la referida representación impre­sa que contenga cuando menos los siguientes datos:

I. El folio fiscal.

II. El RFC del empleador.

III. El RFC de empleado.

En función de lo expuesto, para entregarles a los tra­bajadores los recibos de nómina que tradicionalmen­te hemos elaborado, podemos utilizar la representación impresa del comprobante fiscal digital, pero, no cumpliendo solamente con lo dispuesto en las tres fracciones anteriores, sino con todos los requisitos antes señalados, pero esto es solamente una opción práctica, ya que un patrón bien puede utilizar los recibos de nómina que tradicionalmente ha utilizado y adicionalmente emitir los com­probantes fiscales digitales de los salarios que paga.

Por: Redacción

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